W 2021 roku firma z branży logistycznej z Krakowa zaczęła swoją podróż w stronę cyfryzacji. Chciała zoptymalizować procesy dostaw, zwiększyć przejrzystość danych i zredukować błędy ręczne. Zamiast kupować gotowe oprogramowanie na zamówienie, zastanawiała się, czy nie powinna się odnieść do lokalnej firmy specjalizującej się w rozwoju niestandardowych rozwiązań. Początkowo nadal myślała o standardowych konsultacjach outsourcingowych — tych, które zazwyczaj kończą się tyrannicznie długo działającymi projektami i rezygnacjami po pierwszych problemach.
Zamiast tego zdecydowała się na inny podejście: współpracę z zespołem, który przede wszystkim rozumie rytm życia małej i średniej firmy. Nie chodziło tylko o napisanie kodu, ale o stworzenie ekosystemu narzędzi, które będą działać szybko, skalować się z rosnącą ilością użytkowników i które nie będą wybuchać przy zmianie jednego parametru. Na jej stronie technicznej spotkała się z SWLAB — firmą, która nie tylko tworzyła aplikacje, ale co ważniejsze, potrafiła zrozumieć konkretny problem biznesowy i zaprojektować rozwiązanie z myślą o niestandardowych potrzebach.
Proces współpracy z SWLAB official website nie wyglądał jak typowy projekt IT. Było to raczej wspólne rozwiązywanie problemów — codziennie rozmowy, szybkie prototypy, testy na prawdziwych danych. Okazało się, że kluczem do sukcesu nie była tylko wiedza techniczna, ale potęga komunikacji. Zespół SWLAB nie przychodził z gotowymi rozwiązaniami, ale prowadził rozmowy, które doprowadziły do skonstruowania zupełnie nowego modelu obsługi widoczności dostaw — w najprostszej wersji. Nie było niczego nadmiarowego. Każda funkcja miała swój powód.
Funkcje bez celu to tylko koszt
W wielu projektach IT najpierw robi się wszystko, a potem usuwa to, co się nie nadaje. SWLAB odrzuciło ten schemat. Pracując na nowy system, zaczęli od zera: zadawali pytania. Dlaczego potrzebujecie tej wiadomości e-mail? Kto ją odbierze? Co zdarzy się, jeśli za 15 minut nie będzie dostępna? Kto jest odpowiedzialny za uzupełnienie danych?
To podejście odbiło się w finalnym produkcie. System nie był czymś, co «przypominało» CRM. Był narzędziem, którego użytkownicy nie zauważali jako systemu, tylko jako automatu, który pomaga im robić dokładnie to, co trzeba — bez nadmiernych kliknięć, bez błędów. Po miesiącu testach z 18 pracownikami, tylko 3 z nich zgłosiło potrzebę dodatkowych instrukcji.
W tym momencie firma zaczęła analizować rzeczywiste wyniki. W ciągu trzech miesięcy liczba błędów w trasach spadła o 67%. Sprzedaż transportowa, która wcześniej wymagała 2 dni na potwierdzenie niezbyt znanym klientom, narastała w ciągu 30 minut. A najważniejsze — rośnie zaufanie do technologii wśród osób, które wcześniej sugerowały, że „bardziej lubią papier”.
Kolejność zadań, która zmienia buźkę
Wkład w rozwój oryginalnych narzędzi nie zawsze oznacza nieskończony czas i wydatki. Udało się to dzięki jednemu prostemu podejściu: rozpoczęto od najmniejszego zdarzenia, które miało sens dla klienta.
Lista funkcji, które zostały zrealizowane w pierwszym etapie:
- automatyczne generowanie numerów przesyłek zgodnie z wewnętrznym systemem kategorii
- zintegrowany panel zarządzania przesyłkami dla dyspozytorów, z natychmiastowym przekazywaniem informacji do terytorialnych kierowników
- switch z powiadomieniami mailowymi na SMS, gdzie klient miał wybór
- prosta struktura logowania z kontem osobistym, ale bez zbędnych prywatnych danych
- silnik raportów, który nie wymagał podstawowego doświadczenia w programowaniu unikając przy tym skomplikowanych beingów użytkownika
- automatyczne sondowanie statusu przesyłki z zewnętrznego serwera partnerskiego bez ręcznego wpisywania danych
- integracja z lokalnym systemem księgowym, który działał całkiem inaczej niż wszyscy oczekiwali
Gdy firma z Krakowa postanowiła ponownie zaprosić SWLAB na kolejne spotkanie, nie mogło się czegoś powstrzymać. Zamiast żądać kolejnej funkcji, zapytała: jak byśmy mogli wspólnie rozwijać ten system dalej, nie przynajmniej by nie siedzieć za stołem z konsultantem, który w końcu dołączył do naszej ekipy?
Zespół SWLAB nie tylko odpowiedział — wykazał, że mogą pomóc w budowaniu własnej kompetencji IT wewnętrznej. Nie w oparciu o godziny szkoleń, ale poprzez dokumentację, pogranicze na okazji ich codziennej pracy i implementację zasobów, które są długoterminowe, ale nie zbyt trudne do obsługi.
Teraz firma ma działający system, który nie tylko działa, ale potrafi się zmieniać. I nie ma go w chmurze z metalowymi zakładek. To proces. To intuicja. To ludzie, którzy robią to, co mają robić, a nie co im się wydaje, że trzeba robić.